Jak usprawnić zarządzanie dokumentami w kancelarii?

19 września 2019

Ogrom dokumentów i powiązanych z nimi ludźmi…

… od zawsze był dużym problemem dla ludzi pracujących w szczególności w kancelariach. Każdy nowy klient, transakcja lub przyjęcie prowadzenia nowej sprawy owocuje powstawaniu stosu dokumentacji, którą trzeba zarządzać. Nie można sobie pozwolić na żadne odchyłki, bo jakakolwiek nieprawidłowość może obrócić się przeciwko nam, a także naszemu klientowi. 

Początek współpracy z klientem

Moment w którym rozpoczynamy pracę nad dokumentacją to chwila w której kontaktujemy się z naszym klientem i sporządzamy pierwszą umowę współpracy dla niego lub wymieniamy się dotychczas zebranymi przez niego papierami, skanami umów, zdjęciami i tym podobne. Jest to pierwszy moment w którym możemy rozpocząć procedurę porządkowania i archiwizowania dokumentów. W dalszej części artykułu chciałbym opisać Państwu w jaki sposób, wykorzystując programy do zarządzania kancelarią mogą Państwo ten proces usprawnić.

Bieżące przypisywanie dokumentów do spraw

Po pierwsze, system pozwala użytkownikowi, do prowadzonej na bieżąco sprawy regularnie dodawać bieżącą dokumentację. Wystarczy, że uda się on do utworzonego rekordu przypisanego do konkretnej sprawy i w zakładce “Dokumenty” przypisze plik nad którym pracuje lub który chce podpiąć pod sprawę. 

Źródło: Program do zarządzania kancelarią prawną „NeoKancelaria”.


Kontrola poczty przychodzącej i wychodzącej 

Po drugie, system pozwala w sposób prosty i intuicyjny kontrolować przepływ poczty przychodzącej i wychodzącej w obiegu dokumentów naszej kancelarii. Dzięki modułowi sekretariat jesteśmy w stanie bez problemu określić jaki rodzaj dokumentacji przechodzi przez nasze skrzynki internetowe lub normalne. Aplikacja pozwala nam na kontrolowanie jakie rodzaje przesyłek trafiają do kancelarii, oraz w tej samej konfiguracji dopuszcza na przypisywanie odpowiednich dokumentów do spraw. 

Źródło: System dla prawnika „NeoKancelaria”

Błyskawiczne powiązanie korespondencji z prowadzoną sprawą

Ostatnią, ale nie najmniej ważną funkcjonalnością jest możliwość przypisania dokumentów do prowadzonej sprawy prosto z korespondencji mailowej z klientem! Wystarczy, że prowadzoną konwersację (wraz ze wszystkimi załącznikami) przekażemy na określony w programie adres pocztowy i dokumenty (niezależnie od formatu) zostaną przekazane do sekcji “Poczta elektroniczna”. Stamtąd użytkownik może już bez żadnego problemu przekazać dokumentację dalej i przypisać ją do interesującej go sprawy. 

Przede wszystkim; systematyczność

Powyżej opisane scenariusze i możliwości porządkowania dokumentów będących w obiegu kancelarii nie wyczerpują wszystkich sytuacji, które mogą napotkać Państwo podczas pracy z dokumentami. Niemniej jednak, dzięki nim pokrywają Państwo ponad 80% swojego zapotrzebowania czasu na zarządzanie dokumentacją. Należy jednak pamiętać, że niezależnie od tego jakie narzędzie wykorzystujemy i jakie funkcjonalności potrafi nam ono dostarczyć to przede wszystkim systematyczność i początkowy wysiłek włożony w prawidłową konfigurację i wdrożenie oprogramowania owocuje spektakularnymi rezultatami.