Skuteczne metody usprawniania komunikacji z klientem kancelarii

8 października 2019

Komunikacja z klientem kluczem do sukcesu firmy

Kancelaria prawna, jak każda inna firma, by odnieść sukces na rynku potrzebuje dwóch, głównych czynników – świadczenia usług najwyższej jakości oraz doskonałej komunikacji z klientem. Rewolucja technologiczna, która dokonuje się od wielu lat, pozwala dobrać coraz skuteczniejsze narzędzia usprawniania procesu komunikacji. Skupmy się więc na kilku z nich.

Metody usprawniania komunikacji z klientem dzięki mediom społecznościowym  

Portale społecznościowe zachwyciły nie tylko przeciętnych użytkowników, ale również specjalistów od marketingu, którzy dostrzegli w nich doskonałe narzędzie reklamy i nawiązywania bezpośredniej relacji z potencjalnym klientem. Prym w tej materii od lat wiedzie Facebook, który dostrzegając zapotrzebowanie na rynku stale dostosowuje oferowane przez siebie narzędzia do wymagań stawianych przez biznesowych użytkowników. Warto zatem przyjrzeć się możliwościom, które tak naprawdę mamy na wyciągnięcie ręki.

Tradycyjne metody komunikacji przechodzą do historii

Jeszcze niedawno podstawową i typową drogą komunikacji, poza kontaktem osobistym, była  forma telefoniczna i mailowa. Nada ten rodzaj komunikacji jest powszechnie stosowany, jednak nowoczesne kancelarie stawiają na bardziej innowacyjne drogi porozumienia z klientem. Nie bez znaczenia jest tutaj sytuacja na rynku usług prawnych, który staje się rynkiem coraz bardziej wymagającym, zwłaszcza dla młodych kancelarii, niemających jeszcze wyrobionej marki i grona stałych klientów.

Usprawnienie komunikacji z klientem kancelarii za pomocą nowoczesnych narzędzi

Swoistą „rewolucję” w metodach komunikacji z klientami zaowocowały media społecznościowe. Ich zaletą jest odformalizowana forma kontaktu. Dzisiejszy klienci, przyzwyczajeni do stałego przebywania w sieci, oczekują również szybkiego kontaktu. Tradycyjny mail nie spełni tego wymogu. Statystyczny użytkownik loguje się bowiem do swojej skrzynki 1 – 2 razy dziennie. Kontakt telefoniczny z kolei ograniczony jest do określonych godzin pracy. Naprzeciw potrzebom nowoczesnych klientom wychodzą więc najnowsze aplikacje.

Nowoczesne metody usprawnienia komunikacji  z klientem kancelarii

W pierwszej kolejności omówmy najpopularniejszy wśród użytkowników Internetu portal Facebook i jego aplikacje zwiększające dostępność kancelarii dla jej klientów. Duże pole manewru daje nam powszechnie używany Messenger. Dzisiaj liczba korzystających z niego „fejsbukowiczów” przekroczyła 11 milionów, a średni wskaźnik otwarcia wiadomości na Messengerze to około 80 procent. Warto więc wykorzystać jego potencjał, zwłaszcza że aplikacja pozwala nam błyskawicznie wysłać wiadomości nawet, gdy jesteśmy zajęci wieloma sprawami naraz. Nasz klient z kolei zostaje natychmiast poinformowany o wiadomości i dzięki aplikacji może natychmiast zapoznać się z jej treścią, nie przerywając w zasadzie wykonywanej pracy.

Indywidualny dostęp do Panelu Klienta

Coraz więcej kancelarii inwestuje również specjalne programy, pozwalające na kompleksowe zarządzanie prowadzonymi sprawami. Pozwalają one w jednym miejscu wszystkie potrzebne informacje na temat spraw i klientów. Dodatkowo usprawniają one sam proces komunikacji. Każdy klient otrzymuje bowiem od Kancelarii indywidualny dostęp do stworzonego dla niego Panelu Klienta, za pośrednictwem którego ma możliwość monitorowania przebiegu postępowania, zapoznania się z korespondencją i treścią pism, sprawdzenia stanu rozliczeń, czynności w sprawie, a także przesłania w dowolnym momencie dokumentu, zapytania czy notatki. Korzystanie z takich narzędzi pozwala stałe dostosowywać się do potrzeb rynku usług prawnych, gwarantując tym samym rozwój i zwiększając konkurencyjność prowadzonej kancelarii.