Jak optymalizować koszty spotkań z klientami?

19 września 2019

Spotkanie z klientem naszej kancelarii…

… jest podstawową formą kontaktu oraz fundamentem w budowaniu efektywnej relacji pomiędzy prawnikiem i klientem. Niezależnie od branży i rodzaju dostarczanej usługi, spotkania biznesowa są codziennością w życiu każdego przedsiębiorstwa. W zależności od charakteru pracownicy w różny sposób podchodzą do spotkań z klientem. Z jednej strony, mamy świadomość, że jest to niezbędny element prowadzenia każdej współpracy, z drugiej zarządzanie terminami, czasem i efektywnością spotkań potrafi generować koszty dla kancelarii. W dalszej części artykułu, chciałbym opowiedzieć Państwu w jaki sposób możemy zmniejszyć koszt organizowania spotkań oraz znacząco zredukować czas poświęcany na zarządzanie nimi, przy jednoczesnym braku utraty jakości relacji z klientem, a nawet jej poprawieniu.

Problemy z organizacją i terminami

Każdy, kto kiedykolwiek organizował spotkanie ma świadomość jakim problemem jest odpowiednio zgranie wszystkich terminów pomiędzy zainteresowanymi stronami. Ponieważ każda firma, a w szczególności kancelarie prawne, ma świadomość, że czas to pieniądz, a więcej spotkań często równa się większej ilości klientów, to każdej z nich zależy na maksymalnej ilości, efektywnych spotkań. Zbędne obsunięcia, problemy z terminami, czy nakładające się na siebie terminy są workami bez dna dla pieniędzy, bo na tych spotkaniach uczestniczymy my lub nasi pracownicy, którzy nie pracują za darmo, a niejednokrotnie spotkanie może skończyć się przecież bez konkretnych ustaleń lub podpisanej umowy. Jak więc efektywnie zarządzać tym czasem?

Dostępne rozwiązania na rynku

Najczęstszym narzędziem wykorzystywanym przez kancelarie są różnego rodzaju elektroniczne kalendarze, z oczywistą przewagą na rynku rozwiązania dostarczanego przez firmę Google. Dzięki możliwościom ustawiania wydarzeń, zapraszania interesariuszy lub konfigurowania poziomów widoczności kalendarzy prawników i radców kalendarz Google jest rozwiązaniem na tyle konkurencyjnym, że większość oprogramowań dostarczanych na rynku daje możliwość integrowania się tymże właśnie kalendarzem.

Jednakże, nie w każdym scenariuszu kalendarz Google może wystarczać, zwłaszcza dla kancelarii prawnej ceniącej sobie możliwość powiązania swoich spotkań i terminów z prowadzonymi sprawami, zadaniami, klientami, lub kosztami. Czy wobec tego możemy znaleźć na dzisiejszym rynku oprogramowań dla prawników dostosowane dla nich rozwiązania? Jak najbardziej tak!

Co oferują aplikacje dla prawników?

Powiązanie spotkania z prowadzoną sprawą

Programy dla prawników oprócz możliwości ustalenia terminu, jak w standardowych aplikacjach, uwzględniają jeszcze powiązanie z prowadzoną przez prawnika sprawą i czasem klienta. Dla przykładu, oprogramowanie NeoKancelaria pozwala połączyć termin planowanego spotkania od razu z prowadzoną sprawą i przydzielić do odpowiedniej osoby odpowiedzialnej.

Źródło: System dla prawników NeoKancelaria

Bieżąca wymiana informacji z klientem

Tak uzupełniony termin zapisuje się do zbiorczego widoku pozwalającej na sprawne przeglądanie planowanej pracy poszczególnych pracowników. Ponadto, mamy możliwość skonfigurowania powiadomień dla naszych klientów. Jeżeli tylko udzielimy odpowiednich dostępów dla naszego klienta, będzie on miał możliwość, od momentu ustawienia spotkania, każdego dnia podejrzeć na kiedy miał ustawione spotkanie i czy cokolwiek ma się w związku z nim zmienić.

Źródło: Program dla prawników NeoKancelaria, widok panelu klienta.

Planowanie wydatków na spotkania

Ponadto, aplikacje oferujące rozwiązania CRM dla kancelarii pozwalają bardzo często na bezpośrednie organizowanie zadań z poziomu pojedynczo prowadzonej sprawy, wraz z możliwością dokładnego określenia rozliczenia dla takiego spotkania. Dzięki temu uszczelnienie wydatków i redukcja kosztów powiązanych z prowadzeniem spotkań jest możliwa na bieżąco, wraz z realnymi możliwościami ekstrapolowania przyszłych wydatków lub weryfikacją pracy pracowników.

Źródło: Program dla prawników „NeoKancelaria” – okno konfiguracji spotkania

Integruj i działaj w synergii z innymi programami

Słowem podsumowania, istotną wartością biznesową dla programu kancelarii prawniczej jest możliwość integracji z dotychczasowymi rozwiązaniami. Wdrażanie nowego systemu, czy technologii zawsze jest powiązane z kosztami „okresu przejściowego”, dlatego im bardziej aplikacja ułatwia mecenasowi i radcom podpięcie się pod dotychczasowe procesy tym lepiej dla aplikacji. Dlatego warto inwestować w oprogramowanie oferujące integrację z kalendarzem Google. Dzięki temu, będzie nam dużo łatwiej dopasować nowe możliwości pod już używane rozwiązanie i zamiast tracić czas na zmianę trybu pracy, rozszerzyć go o ułatwiające wykonywanie procedur procesy.