Komunikacja wewnętrzna i jej znaczenie dla strategii biznesowej kancelarii

6 stycznia 2020

Kancelaria prawna w zasadzie nie różni się od typowej firmy. Podobnie jak inne przedsiębiorstwa, ona także podlega mechanizmom rynkowym, aktywnie uczestnicząc w grze popytu i podaży. Rynek usług prawniczych nie jest przy tym rynkiem łatwym. Porady prawne przestają być usługami drogimi. Sytuacji nie poprawia też powszechny dostęp do Internetu oraz treści, które dla przeciętnego  Kowalskiego wydają się fachowe i profesjonalne. To wszystko sprawia, że „pomoc prawnika” przestaje być niezbędna. I choć otwarcie zawodów prawniczych sprawiło, że podaż usług prawnych wzrasta, to popyt na nie już niekonieczne. Dlatego też rzeczą powszechną stało się budowanie strategii biznesowej kancelarii. Wsparciem dla niej jest sprawna komunikacja wewnętrzna w kancelarii.

Budowanie strategii biznesowej kancelarii

Wraz z rozwojem rynku usług prawnych rośnie też konkurencja. Jej skutkiem jest wyraźny spadek cen w porównaniu do tych, które obowiązywały jeszcze 15 lat temu. Obecna sytuacja rynkowa sprawia, że nie wystarczą już doskonałe kwalifikacje. W dobie powszechnego dostępu do informacji, w tym informacji prawnej, by móc z powodzeniem działać na rynku potrzebna jest spójna strategia biznesowa kancelarii, którą wzmacnia sprawna komunikacja wewnętrzna.  

Sprawna komunikacja wewnętrzna bywa wyzwaniem  

Adwokaci czy radcowie prawni, chcąc nie tylko przetrwać na rynku, ale i osiągać lepsze wyniki finansowe, zwierają szyki i często decydują się na zawieranie umów spółki. I większa kancelaria, tym szersze spectrum oferowanych usług i większe możliwości specjalizacji poszczególnych wspólników w wybranych przez siebie dziedzinach prawa. Rozbudowany zespół to niewątpliwie szansa dla firmy, ale i wyzwanie dla samych wspólników, także w zakresie sprawnej komunikacji wewnętrznej.

Komunikacja wewnętrzna determinantem wzrostu zaangażowania członków zespołu

Komunikacja wewnętrzna jest funkcją zarządzania. Jej znaczenie dla realizacji strategii biznesowej jest oczywiste. Wystarczy chociażby spojrzeć na wyniki przeprowadzanych badań poziomu zaangażowania pracowników. W badaniu przeprowadzonym przez Aon Hewitt (2017) widać wyraźnie, że jego poziom spada. Tymczasem warunkiem niezbędnym dla skutecznej realizacji strategii biznesowej jest skonsolidowany i zaangażowany zespół. Ważne, by jego członkowie rozumieli swoją rolę w organizacji, co w przypadku kancelarii jest szczególnie istotne. Jej zespół składa się bowiem nie tylko z zawodowych pełnomocników, ale również aplikantów. Ich udział w organizacji nie powinien być przy tym ograniczony wyłącznie do praktyki zawodowej, odbywanej obok szkolenia aplikacyjnego. Pożądane jest, by aplikanci mieli poczucie przynależności do zespołu oraz świadomość swojej roli w rozwoju kancelarii.

Jak sprawić by komunikacja wewnętrzna była efektywna?

Jakiekolwiek trudności w komunikacji mają bezpośredni wpływ na funkcjonowanie firmy. Im większy zespół, tym większe zagrożenie zaburzeń w przepływie wiedzy i informacji między uczestnikami organizacji. Niestety nie ma jednej uniwersalnej recepty na idealną komunikację wewnętrzną. Ale warto wymienić kilka wskazówek, pomocnych w jej usprawnianiu. Przede wszystkim:

  • stwórz atmosferę współpracy, nie rywalizacji;
  • stawiaj na komunikację bezpośrednią;
  • korzystaj z odpowiednich narzędzi (komunikatorów).

Wspólny cel

Ważnym aspektem usprawniania komunikacji jest uzmysłowienie członkom organizacji, że pracują nie tylko w interesie własnym, ale również całej firmy. Istotne jest przy tym budowanie więzi w zespole, po to by jego członkowie nie konkurowali ze sobą. W przypadku kancelarii prawnej jest to niemałe wyzwanie, bowiem swoista „rywalizacja” wpisana jest poniekąd w zawód prawnika.

Spotkania wszystkich członków zespołu jako ważny aspekt sprawnej komunikacji wewnętrznej

W procesie usprawniania komunikacji wewnętrznej ogromną rolę odgrywają spotkania całego zespołu. Warto przy tym ustalić stały ich harmonogram tak, by odbywały się przynajmniej raz w tygodniu. W przypadku kancelarii prawnej spotkania te pełnią często rolę „uzupełniającą” szkolenie aplikacyjne. W ich  trakcie patron przekazuje swoim aplikantom cenne uwagi dotyczące aspektów wykonywania zawodu. Spotkania takie stanowią również doskonałą okazję do analizy pracy zespołu, wykonanych zadań i trudności, przed którymi stawali poszczególni jego członkowie. W dalszej perspektywie pozwala to poznać preferencje i potencjał poszczególnych uczestników organizacji, co ma bezpośrednie przełożenie na sposób przydziału nowych spraw.  W trakcie zebrań zespołu następuje przekazywanie informacji zwrotnej, czyli tzw. komunikacja w górę struktury. Pozwala ona na sygnalizowanie problemów oraz wyrażenie opinii czy frustracji, co jest kluczowym elementem w zapobieganiu potencjalnym kryzysom.

Jednoczesny osobisty kontakt ze wszystkimi członkami zespołu pozwala zrealizować wiele strategicznych celów komunikacji wewnętrznej. Służy on nie tylko zbieraniu uwag i sugestii czy przekazywaniu kluczowych kwestii związanych z funkcjonowaniem organizacji, ale pozwala także na sprawny onboarding, czyli ułatwienie adaptacji i wdrożenia nowych pracowników. Sprzyja to niewątpliwie konsolidacji zespołu i poprawie jego efektywności.  

Komunikacja wewnętrzna oparta o nowoczesne komunikatory

Choć kontakt bezpośredni jest najbardziej pożądaną formą komunikacji wewnętrznej, to w przypadku rozwiniętej organizacji bywa on mocno utrudniony. Wówczas konieczne staje się skorzystanie z odpowiedniego komunikatora. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi pomocnych w skutecznym zarządzaniu. Przykładowo wymienić można stosowany przez kancelarie Microsoft Outlook, Slack czy system NeoKancelaria.

Podsumowanie

Komunikacja wewnętrzna ogrywa niebagatelną rolę nie tylko w procesie zarządzania. Docelowo stanowi istotne wsparcie w realizacji strategii biznesowej, jakże ważnej z punktu widzenia rozwoju firmy. Choć nie ma jednej uniwersalnej metody jej usprawniania, to zarządzając własną kancelarią należy mieć świadomość, ze firma to organizm, stale reagujący zarówno na czynniki otoczenia zewnętrznego, jak i na bodźce wewnętrzne. Sprawna komunikacja wewnętrzna wpływa na wyższą jakość działań zespołu. A to z kolei bezpośrednio przekłada się na lepsze wyniki finansowe.