Zarządzanie kancelarią prawną. Generowanie raportów prostsze niż myślisz!

10 października 2019

Obliczanie przychodów kancelarii prawnej to niezbędny element jej prowadzenia. Nieustanne trzymanie ręki na pulsie pozwoli na bieżąco kontrolować, jak firma prosperuje. Nie musisz robić tego ręcznie, skrupulatnie podliczając każdego miesiąca, jak wygląda sytuacja. Program do zarządzania kancelarią prawną pozwoli ci automatycznie generować raporty, dzięki którym w prosty i szybki sposób uzyskasz finansowy obraz swojej firmy.

Największy rozmach ma obecnie analityka. Analityczne narzędzia mają dziś natychmiastowe i praktyczne zastosowanie dla prawników. W konsekwencji zastosowanie systemów analitycznych będzie gwałtownie rosnąć do momentu, w którym niekorzystanie z nich będzie postrzegane jako szkodliwe.

Bob Ambrogi, prawnik z Massachusetts, zajmował najwyższe stanowiska w redakcjach National Law Journal oraz Lawyers Weekly USA. Prowadzi niezwykle cenione w USA blogi o tematyce prawa, m. in. o nowych technologiach w pracy prawników.

Czym są raporty?

Wszelkiego rodzaju raporty służą wizualizacji danych. Dzięki zebraniu danych w jednym miejscu, podliczeniu, zsumowaniu czy porównaniu otrzymujemy obraz swojej firmy. W zależności od charakteru raportu może być to obraz finansowy, ale także ukazujący strukturę przedsiębiorstwa, czas przeznaczany na wykonywanie określonych zadań czy efektywność pracowników. Dzięki raportom takim jesteśmy w stanie realnie spojrzeć na kondycję firmy, przewidywać zyski lub straty, a w związku z tym podejmować odpowiednie działania w celu udoskonalenia funkcjonowania na każdej płaszczyźnie. 

Ze względu na specyfikę branży prawniczej, wyjątkowo trudne jest precyzyjne rozliczanie pracowników. Ilość zmiennych, jakie wpływają na zyski jest naprawdę ogromna, dlatego tym bardziej potrzebujemy rozwiązania, które pozwoli na jak najdokładniejszą kontrolę przepracowanych godzin, uzyskanych rezultatów, zysków oraz strat.

Jak generować raporty?

Istnieje kilka sposobów na generowanie raportów. Jedną z najczęściej wykorzystywanych metod jest pozyskiwanie raportów z exela. Skrupulatnie uzupełniając poszczególne komórki w tabelach możemy finalnie wygenerować podsumowanie, które będzie wizualizacją danych obrazujących stan kancelarii. Wymaga to jednak poświęcenia sporej ilości czasu na przygotowywanie arkuszy, sumienne uzupełnianie ich, dodawanie nowych w razie potrzeby oraz podliczanie oraz zestawianie ze sobą danych i przygotowywanie podsumowań i wykresów. Istnieje jednak łatwiejszy sposób.

Programy do zarządzania kancelarią prawną pozwalają na prowadzenie szczegółowego repozytorium spraw. Otrzymujemy również funkcję automatycznego podliczania danych i generowania na podstawie wyników raportów, wykresów i podsumowań. Wystarczy uzupełniać regularnie określone komórki, by za jednym kliknięciem uzyskać wszystkie potrzebne informacje. Dotyczy to nie tylko raportów płacowych, ale także czasowych – ile czasu poświęcono na dane zadanie, czy osoba wykonująca je pracuje dostatecznie wydajnie. Dostępne są także raporty strukturalne kancelarii, np. ile spraw i o jakim charakterze zaplanowanych mamy na dany miesiąc. Dzięki temu możliwe jest realne i świadome zaplanowanie pracy i wprowadzenie ewentualnych zmian. 

Możliwości generowania wielu rodzajów raportów daje oprogramowanie do zarządzania kancelarią prawną NeoKancelaria.pl. Skrupulatne uzupełnianie danych w aplikacji pozwoli na otrzymywanie szczegółowych i precyzyjnych podsumowań.

NeoKancelaria – widok edycji zadania z możliwością uzupełnienia rzeczywistego czasu pracy

Jak generować raporty w NeoKancelarii?

Jednym z podstawowych raportów niezbędnych do efektywnego zarządzania kancelarią będzie oczywiście raport płacowy. Aby go uzyskać, podstawą będzie uzupełnienie czasu poświęconego danemu klientowi. Dane wystarczy uzupełnić w okienkach, by program zrobił resztę za nas. Następnie zestawi w kolumnie wszystkie zyski z określonych spraw.

NeoKancelaria – widok głównej zakładki, zestawienie rozliczeń

W zależności od modelu rozliczenia z klientem oraz typu współpracy, program odpowiednio rozliczy wszystkie wprowadzone dane. O ile ryczałt to dosyć prosty do rozliczenia sposób, to inne będą generować więcej komplikacji. Aby ich uniknąć, pozwól przejąć ten obowiązek systemowi. Niezależnie czy współpraca jest stała, czy jest to jednorazowa sprawa zlecona, aplikacja pozwoli nam uzyskać jasny bilans wykonanej pracy i jej skutków.

NeoKancelaria – widok sprawy i model rozliczania pozwalają na generowanie odpowiedniego raportu

Inną zaletą korzystania z NeoKancelarii jest możliwość wprowadzania do systemu wszelkich faktur, co również pozwala bardziej precyzyjnie zwizualizować zyski oraz wydatki.

NeoKancelaria – zakładka faktury pozwala na zebranie ich w jednym miejscu i uwzględnienie przez system przy tworzeniu raportu

Raporty – jak wykorzystywać je w praktyce?

Pozyskane z aplikacji raporty dają precyzyjny obraz stanu kancelarii. Im bardziej dokładnie i regularnie pracownicy uzupełniają dane dotyczące swojej pracy, tym bardziej rzeczywisty wynik uzyskamy. Pozwoli to na podejmowanie w porę odpowiednich kroków, gdy prognozy nie przedstawiają się korzystnie lub gdy widać, że straty przewyższają zyski. Wyciągnąć także można wnioski, któremu klientowi warto poświęcić więcej czasu, gdyż przyniesie on większy zysk kancelarii niż inny. Poznasz także efektywność działań swoich pracowników, by móc je następnie porównać i wyciągnąć wnioski. Słowem – jasno zobaczysz stan, w jakim jest twoja kancelaria i otrzymasz wielowymiarowy obraz sytuacji.

Przyszłość to technologia

By być gotowym na przyszłość i stawiać czoła konkurencji, należy skupić się na rozwijaniu i wykorzystywaniu nowych technologii. Warto w tej kwestii zaufać specjalistom, którzy rozumieją zmiany zachodzące na rynku i pomogą wdrażać w życie systemy stanowiące krok w przyszłość. A przyszłość zaczyna się teraz. Przekonaj się o tym, testując system do zarządzania kancelarią prawną NeoKancelaria.pl.