Automatyczne rozliczanie z klientem kancelarii. Jak i dlaczego to robić?

11 października 2019

Rozliczanie z klientem to rutynowe działanie w każdej firmie. Na zasady rozliczeń w kancelarii prawnej wpływa jednak wiele zmiennych, przez co każda ze spraw wymaga indywidualnego traktowania. Czas poświęcany na własnoręczne przygotowywanie rozliczeń mógłby zostać zaoszczędzony i wykorzystany na rzeczową pracę prawnika. W tym celu warto wprowadzić automatyczne rozliczanie z klientem. Jak to zrobić w przejrzysty i skuteczny sposób, by czerpać wielopłaszczyznowe korzyści?

Automatyczne rozliczanie dzięki aplikacji

Najbardziej oczywistą i najprostszą metodą do zautomatyzowania rozliczeń z klientami kancelarii prawnych jest postawienie na system, który nam na to pozwoli. Warto zdecydować się na konkretny – przeznaczony dla danej branży. W tym przypadku system zarządzania kancelarią prawną zapewni możliwie jak najwyższy stopień dokładności i pozwoli na precyzyjne zarządzanie danymi.

Jedną z aplikacji do zarządzania kancelarią jest NeoKancelaria.pl, która ma funkcję automatycznego rozliczania z klientem. Liczne rubryki pozwalają na wprowadzenie niezbędnych danych, dzięki czemu system sam przedstawi nam wyliczenia i wygeneruje faktury, uwzględniając różnorakie parametry i zmienne.

Automatyczne rozliczanie w NeoKancelaria - widok głównej zakładki Rozliczenia
Automatyczne rozliczanie w NeoKancelaria – widok głównej zakładki Rozliczenia

Aby otrzymać jednak taki widok, należy najpierw uzupełnić wszystkie dane dla danej sprawy. Aplikacja przeprowadzi nas przez cały proces.

Sposoby automatyzacji rozliczeń w systemie NeoKancelaria.pl

W NeoKancelarii automatyczne rozliczanie osiągnąć można na dwa sposoby.

1. Podstawowa praca w systemie a automatyczne rozliczanie

W panelu użytkownika lub oknie konfiguracji sprzedawcy należy uzupełnić dane, które wykorzystane mają zostać do rozliczeń z klientem. W tym miejscu następuje wybór parametrów wykorzystywanych do przyszłych rozliczeń. Użytkownik w panelu danej sprawy definiować może sposoby współpracy i typy rozliczeń dla określonych klientów.

NeoKancelaria - widok okna edycji sprzedawcy
Sposób 1. NeoKancelaria – widok okna edycji sprzedawcy

Każda sprawa wymagać będzie indywidualnego doboru parametrów płatności. W oknie sprawy definiujemy sposób współpracy i typ płatności dla danego klienta.

Sposób 2. NeoKancelaria - widok okna sprawy
NeoKancelaria – widok okna sprawy

Następnie na podstawie wybranych parametrów sprawy aplikacja pozwala na tworzenie rozliczeń. Aplikacja będzie wymuszała na użytkowniku wykonywanie tego ręcznie lub też automatycznie będzie przekazywała rozliczenia z zadań opartych na regularnie wykonywanych czynnościach.

Dzięki prawidłowej konfiguracji danych użytkownika i prowadzonych spraw możliwe staje się automatyczne rozliczanie z klientami. Pracownicy kancelarii mogą skupić się wyłącznie na pracy merytorycznej powiązanej z generowanymi fakturami PRO-FORMA, VAT oraz innymi rodzajami dokumentów. Mogą wybierać, jakie rozliczenia trafiają do których sprzedawców. Mają możliwość podglądu listy już wygenerowanych faktur oraz podejrzenia ostatniego numeru wygenerowanej faktury. Mogą również oznaczać faktury jako wysłane do klienta, częściowo opłacone lub ustalać terminy ich zapłaty.

NeoKancelaria - widok okna generowania faktury
NeoKancelaria – widok okna generowania faktury

Użytkownicy aplikacji dzięki rozbudowanemu systemowi zakładki „Dłużnicy” mają opcję bieżącego przeglądu klientów, którzy nie uregulowali płatności w prowadzonych sprawach. Z pomocą systemu automatyczne rozliczanie wzbogacone zostaje o windykację i komunikację z dłużnikami.

NeoKancelaria - widok zakładki "Dłużnicy"
NeoKancelaria – widok zakładki „Dłużnicy”

2. Konfiguracja szablonów dla automatycznego rozliczania

NeoKancelaria umożliwia też automatyzację parametrów rozliczeń spraw na podstawie stworzonych wcześniej szablonów i odpowiedniemu ich przypisaniu do grup użytkowników. Następnie do sprawy danego klienta wystarczy wybrać odpowiedni szablon, by uniknąć konieczności konfigurowania każdej ze spraw z osobna.

NeoKancelaria - widok okna Nowy schemat rozliczeń spraw. Dzięki tworzeniu schematów możliwe jest automatyczne rozliczanie na poziomie zaawansowanym
NeoKancelaria – widok okna Nowy schemat rozliczeń spraw. Dzięki tworzeniu schematów możliwe jest automatyczne rozliczanie na poziomie zaawansowanym

Następnie przy uzupełnianiu parametrów konkretnych spraw wystarczy wybrać dany schemat rozliczania, by system dokonał automatycznego uzupełnienia danych i rozliczenia.

neoKancelaria - widok okna Nowa sprawa. Po wybraniu stworzonych wcześniej schematów okienka uzupełniają się automatycznie
NeoKancelaria – widok okna Nowa sprawa. Po wybraniu stworzonych wcześniej schematów okienka uzupełniają się automatycznie

Dzięki takiej automatyzacji użytkownicy nie muszą już poświęcać
czasu na określanie parametrów rozliczeń dla poszczególnych spraw indywidualnie. Od momentu prawidłowego skonfigurowania schematów wystarczy, że będą jedynie je dobierali, a aplikacja będzie automatycznie generowała rozliczenia. Oczywiście, gdy będzie to konieczne, w trakcie tworzenia sprawy można edytować wszelkie zdefiniowane na początku parametry.

Automatyczne rozliczanie z klientem kluczem do wzrostu wydajności

Automatyzacja rozliczeń z klientami kancelarii prawnej pozwoli skrócić czas poświęcany na czynności instrumentalne i umożliwi skupienie się maksymalnie na pracy merytorycznej. W efekcie praca prawnika będzie bardziej wydajna i bardziej efektywna. Warto korzystać z możliwości, jakie daje dam technologia. Warto przekonać się o tym z systemem NeoKancelaria.pl.